Ausschreibung Rahmenvertrag
Veranstaltungsdienstleistungen/Beratung im Bereich
Marketing/Öffentlichkeitsarbeit; Seminarkonzeption; Sponsoring (Einwerben und Betreuung von Sponsoren) des Rüdiger-Butte-Bildungswerks der SGK Niedersachsen

1. Hintergrund zum Auftraggeber

Das Rüdiger-Butte-Bildungswerk (e. V., gemeinnützig) ist das kommunalpolitische Bildungswerk der SGK Niedersachsen. Zu den Aufgaben des Rüdiger-Butte-Bildungswerks zählen u.a. die Durchführung von Fachtagungen, Konferenzen und Seminaren zum Zweck der Fortbildung und Information von Kommunalpolitiker*innen (Richtlinien im Anhang mit detaillierter Aufgabenbeschreibung). Das Rüdiger-Butte-Bildungswerk wird vom Land Niedersachsen gefördert.

2. Vertragsdauer

Der Rahmenvertrag endet mit der 19. Wahlperiode des Niedersächsischen Landtages voraussichtlich im Herbst 2027. Eine Weiterführung in der 20. Wahlperiode wird in Aussicht gestellt.
Bei Wegfall der Förderung durch das Land Niedersachsen besteht die Möglichkeit einer Kündigung des Rahmenvertrages durch den Auftraggeber zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Wegfall durch den Landtag beschlossen wird.

3. Aufgaben und Dienstleistungen

Die Agentur wird um ein möglichst ausdifferenziertes Angebot für die Vorbereitung und Durchführung von 2-3 Veranstaltungen im Rahmen der Kommunalkongresse bzw. Sonderformate wie z. B. „Lasst uns reden“ gebeten. Zum Leistungsangebot sollten gehören:

Gestaltung

• Entwicklung einer auf das Rüdiger-Butte-Bildungswerk abgestimmte Marke und Gestaltungslinie als Grundlage aller Veranstaltungsmaterialien (bspw. Plakate, Flyer, Online-Banner und Header, Give-Aways), inklusive der Entwicklung von Guidelines für Gestaltung und Bildsprache
• Gestaltung (Text und Grafik) von Einladungen, Flyern und ggf. anderem
  Werbematerial für die Veranstaltungen
• Gestaltung und Produktion der Dekoration (Rückwände, Roll-Ups usw.), abgestimmt auf die Locations

Konzeption und Projektmanagement

• Weiterentwicklung des vorhandenen Formates der Kommunalkongresse und
  vorhandenen Sonderformate (“Lasst uns reden“)
• Gesamtkalkulation der Veranstaltungskosten
• Auswahl, Management und Steuerung aller evtl. benötigten Dienstleister
  (Veranstaltungstechnik, Caterer, Garderobe, Empfang o.ä.)
• Entwicklung und Umsetzung einer geeigneten Dokumentation der Veranstaltungen
• Entwicklung und Umsetzung digitaler Interaktion (z. B. über Sli.do)

Eventmanagement

• Einladungsmanagement
• Präsenz bei allen Veranstaltungen und Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs

Beratung

• Vermarktung der Seminare

Sponsoring

• Einwerben von Sponsoren für Veranstaltungen und evtl. Drucksachen. Betreuung der Sponsoren.

4. Ausschluss

Ein möglichst genauer Kostenvoranschlag für die Agenturleistungen (inkl. optionaler Bestandteile) und eine Gesamtkalkulation für mögliche Fremdleistungen sollte Bestandteil des einzureichenden Angebots sein. Eine nachweisbare Tarifbindung der Agentur ist Voraussetzung für eine Auftragserteilung.
Das Rüdiger-Butte-Bildungswerk behält sich vor, weitere Agenturen und Dienstleister zur Angebotsabgabe aufzufordern. Die Bedingungen des zu vergebenden Auftrages unterliegen der Vertraulichkeit.

5. Fristen und Ansprechpartner

Es werden ausschließlich Angebote akzeptiert, die bis zum 17.06.2024 bevorzugt per E-Mail (verschlüsselt, Schlüsselübermittlung am 17.06.2024, 8 Uhr) unter folgender E-Mail-Adresse

hunter-rossmann@ruediger-butte-bildungswerk.de

eingegangen sind.

Die Submission findet statt am 21.06.2024.

6. Veröffentlichung

Die Ausschreibung wird auf der Internetseite des Rüdiger-Butte-Bildungswerks unter
www.ruediger-butte-bildungswerk.de veröffentlicht.